Настройки и справочники

Проекты и управление задачами -> Настройки и справочники -> Дополнительные реквизиты

Данный раздел предназначен для настройки стандартных дополнительных реквизитов для карточек проектов и карточек задач. Подробнее ознакомиться с данным функционалом можно в соответствующем разделе ИТС

Проекты и управление задачами -> Настройки и справочники -> Статусы проектов

Статусы проектов позволяют вести текущее состояние проектов в укрупненном масштабе. Также отвечают за колонки в канбане проектов)

В статусе проекта можно указать наименование, цвет статуса в канбане проектов, а также скрыть определенные статусы из канбана проектов.

Часть переходов проекта по статусам можно автоматизировать при помощи пользовательских триггеров

Тип статуса проектов на текущий момент не используется в логике системы.

В списке статусов можно управлять порядком колонок в канбане проектов, перемещая статусы кнопками с изображением стрелок

Проекты и управление задачами -> Настройки и справочники -> Шаблоны задач

Шаблоны задач позволяют

• Упрощать ввод шаблонных задач с одинаковым описанием
• Группировать задачи в канбане заданий отдельной колонкой
• Выделить цветовыми метками задачи в cписке задач
• Сделать обязательным указание результата при выполнении задачи

Проекты и управление задачами -> Настройки и справочники -> Триггеры

Триггеры позволяют в пользовательском режиме настроить определенные действия после появления в системе некоторых событий.

Несколько примеров возможных триггеров:

• автоматически создавать новый проект при проведении заказа клиента
• ставить новую задачу ответственному при появлении в системе нового проекта
• поставить задачу менеджеру после оплаты заказа клиента
• перевести проект в новый статус после проведения документа реализации
• поставить руководителю проекта задачу за несколько часов до наступления дедлайна по задаче проекта

• Используется: отключает триггер при установке в "Нет"
• Дата начала действия: если триггер срабатывает при создании/проведении документа, то документы с датой ранее указанной не будут участвовать в триггере
• Тип события: действие, после которого должен сработать триггер
• При создании документа (Заказ клиента, коммерческое предложение, реализация товаров и услуг, встреча, письмо, SMS, звонок)
• При проведении документа (Заказ клиента, коммерческое предложение, реализация товаров и услуг)
• При изменении состояния заказа (% оплаты, % отгрузки)
• При наступлении срока задачи проекта
• Тип документа: для триггеров по созданию или проведению документа указывается тип документа
• Фильтры: указываются произвольные фильтры, которым должен удовлетворять документ, чтобы по нему сработал триггер. Фильтры аналогичны отборам динамического списка. В том числе, можно группировать разные отборы с условием И, ИЛИ, НЕ.
• Расписание проверки: для типа события "При наступлении срока задачи проекта" необходимо указать, как часто система будет проверять их наличие.

Тип действия: действие, которое должно произойти при срабатывании триггера.

Создание задачи пользователю. При выборе этого типа действия необходимо настроить создаваемую задачу по ссылке Настроить действие.

Если задача создается при создании/проведении документа, то она будет привязана к соответствующему документу. Если же задача создается при наступлении срока задачи проекта, то она будет привязана к ней.

Поля настройки задачи:

• Наименование: название новое задачи;
• Исполнитель: пользователь, которому ставится задача. Это может быть руководитель проекта, по которому сработал триггер; ответственный по документу, по которому сработал триггер триггер; либо произвольный фиксированный пользователь;
• Проверяющий: если установлена галочка Проверить задачу, то указывается пользователь, которому после выполнения задачи придет задача на проверку выполнения (проверяющий сможет подтвердить выполнение либо вернуть на доработку). Настраивается аналогично руководителю;
• На контроле: если установлена галочка Поставить на контроль, то указывается пользователь, который будет контролировать новую задачу (подробнее см. канбан задач). Настраивается аналогично руководителю;
• Шаблон: шаблон новой задачи;
• Срок: срок выполнения новой задачи (считается от времени срабатывания триггера);
• Описание: подробное описание, которое будет скопировано в создаваемую задачу.

Переводит проект, связанный с предметом триггера, на статус, указанный в поле Новый статус проекта

Создает новый проект и привязывает к нему документ, по которому сработал триггер (если таковой имеется). Необходимо указать шаблон и руководителя нового проекта. Руководителем может быть назначен отвественный за документ либо фиксированный пользователь.

Документ, по которому сработал триггер, будет привязан к проекту.

Шаблоны проектов позволяет предзаполнить проект произвольным набором данных. Поддерживаются следующие данные

• Этапы проекта
• Задачи проекта
• Метки
• Чек-листы
• Участники задачи
• Участники проекта
• Дополнительные поля проекта
• Дополнительные поля задач
• Статус проекта
• Вид проекта
• Цвет фона
• Ссылка на фон

Заполнить шаблон проекта можно вручную с нуля, но удобнее сделать шаблон из заранее подготовленного проекта. Для этого нужно открыть карточку проекта и выбрать пункт "Сделать шаблоном". Откроется форма нового шаблона, полностью соответствующая проекту.

Для использования шаблона необходимо при создании нового проекта в соответствующем пункте выбрать нужный шаблон. После создания проекта он будет дозаполнен согласно шаблону

Проекты и управление задачами -> Работа с проектами -> Регулярные задачи

Функционал регулярных задач позволяет настроить создание однотипных заданий по расписанию (например, каждые понедельник и четверг, или 1 числа каждого месяца).

Также сделать регулярным можно любое задание по ссылке "Сделать регулярным"